CRM gratuiti per PMI: quanto durano prima di dover pagare

Tre dei CRM più usati dalle PMI italiane, HubSpot, Zoho CRM e Bitrix24, hanno un piano gratuito per sempre. Nessuno dei tre è gratuito allo stesso modo: cambiano gli utenti ammessi, i contatti gestibili e le funzioni bloccate dietro un canone.

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Chi avvia la prima struttura commerciale con due o tre persone può evitare per mesi la spesa di un CRM a pagamento, ma solo se sceglie il piano gratuito giusto per come lavora davvero il proprio team. Un piano pensato per due utenti diventa inutilizzabile il giorno in cui il terzo commerciale entra in azienda, mentre un piano che accetta utenti illimitati ma blocca l’automazione costringe a rincorrere manualmente ogni promemoria di follow-up. La scelta sbagliata non costa un canone mensile, costa il tempo perso a migrare contatti e trattative quando il piano gratuito smette di bastare.

Cosa include davvero un CRM gratuito?

I tre piani free più diffusi tra le PMI italiane funzionano su logiche opposte. Il CRM gratuito di HubSpot resta utilizzabile senza scadenza per un massimo di due utenti, con un limite di 1.000 contatti attivi, una sola pipeline di trattative, dieci proprietà personalizzate e duemila email di marketing al mese: dentro questi confini gira una base solida di anagrafica clienti, ma automazioni, sequenze email e follow-up ripetuti restano fuori e vanno fatti a mano. Lo Zoho CRM Free accetta fino a tre utenti e circa 5.000 record complessivi tra contatti, aziende e trattative, con una sola pipeline di vendita, una sola regola di automazione e appena 10 megabyte di spazio per gli allegati: utile per un piccolo team che vuole tracciare le trattative, meno per chi allega preventivi e schede tecniche a ogni contatto. Il Bitrix24 Free rovescia la logica: utenti illimitati e un CRM di base per gestire clienti e funnel di vendita, ma con un tetto di 100 attività aperte in tutto il sistema e 5 gigabyte di spazio condiviso, un limite che una rete commerciale numerosa raggiunge in fretta se lo usa anche per task e collaborazione.

Storia umana dietro i numeri: “Laura, titolare di una piccola agenzia di marketing a Verona con 4 collaboratori, ha scoperto che il limite di 2 utenti di HubSpot la costringeva a condividere le credenziali tra il commerciale e il project manager, generando confusione nei follow-up e perdita di 5 ore a settimana in coordinamento manuale. Passando a Zoho Free (3 utenti) ha potuto assegnare un accesso dedicato a ciascun ruolo, recuperando quel tempo per attività di acquisizione.”

Dove si rompe il piano gratuito per una PMI che cresce?

Il punto di rottura non è quasi mai il prezzo, è la struttura del team che cambia. Con HubSpot, il limite dei due utenti costringe a pagare nel momento esatto in cui arriva il terzo commerciale, indipendentemente da quanti contatti ci siano in archivio. Con Zoho, il tetto dei tre utenti sposta lo stesso problema un gradino più in là, ma l’assenza di automazioni oltre la prima regola pesa prima sul lavoro quotidiano che sul numero di persone: un follow-up dimenticato costa una trattativa persa molto prima che serva un quarto accesso. Con Bitrix24, chi ha bisogno di più utenti resta coperto per più tempo, ma la combinazione tra CRM e gestione attività nello stesso spazio gratuito consuma in fretta il limite di 100 task se l’azienda usa la piattaforma anche per la produzione, non solo per le vendite.

In tutti e tre i casi, il ramo commerciale che cresce da due a cinque persone in un anno, uno degli scenari più comuni per una PMI in fase di strutturazione, incontra il muro del piano gratuito prima di quanto preveda chi ha scelto lo strumento pensando solo al numero di contatti.

Quando conviene restare gratis, e quando no?

Un piano gratuito ha senso per chi sta ancora validando il proprio processo di vendita: due o tre persone, un funnel semplice, pochi allegati pesanti. In quella fase, pagare un CRM prima di sapere come si vuole davvero lavorare significa spesso comprare funzioni che nessuno userà, lo stesso errore descritto nella guida ai prezzi reali dei CRM per PMI. Il momento di passare a un piano pagato arriva quando uno dei limiti smette di essere teorico: il terzo utente che serve davvero, la prima campagna email che supera il tetto mensile, l’automazione che farebbe risparmiare ore ma che il piano free non consente. A quel punto conviene guardare il costo reale del piano intermedio, non solo il prezzo di ingresso pubblicizzato, perché è lì che si gioca la differenza tra un CRM che il team usa e uno che abbandona dopo tre mesi, il rischio descritto anche nell’analisi di perché il CRM nelle PMI fallisce.

Vai più a fondo

• HubSpot CRM gratuito, pagina ufficiale del prodotto · limiti utenti e contatti del piano free
• Zoho CRM, pagina ufficiale · piano Free fino a tre utenti
• Bitrix24, piani e prezzi · il piano Free a utenti illimitati
• CRM per PMI: prezzi da 14 a 100 euro al mese · la guida ai piani a pagamento quando il gratuito non basta più
• Perché il CRM nelle PMI fallisce (e non è colpa del software) · le cause organizzative da chiudere prima di scegliere qualsiasi piano
• CRM: il divario tra PMI e grandi imprese è di 35 punti percentuali · i dati ISTAT sull’adozione

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