CRM per PMI: prezzi da 14 a 100 euro al mese

Un CRM base parte da 14 euro al mese per utente, ma la versione che una PMI usa davvero ne costa anche dieci volte tanto.

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Se stai per comprare il primo CRM della tua azienda, il rischio più comune è firmare sul piano più economico e scoprire dopo due mesi che manca l’automazione che serviva, oppure fare l’opposto e pagare funzioni enterprise che i tuoi commerciali non apriranno mai. Il divario tra il prezzo pubblicizzato in home page e il costo reale a fine mese, con utenti, contatti e integrazioni, è dove la maggior parte delle PMI italiane sbaglia preventivo prima ancora di scegliere il fornitore.

Cosa fa davvero un CRM, oltre a tenere i contatti?

Un CRM (Customer Relationship Management) registra ogni interazione con un cliente o un prospect: telefonate, email, offerte inviate, stato della trattativa. La differenza rispetto a un foglio Excel condiviso sta in tre cose che un foglio non fa da solo: l’automazione dei passaggi ripetitivi (promemoria di follow-up, aggiornamento automatico dello stato quando arriva una risposta), la reportistica in tempo reale su quante trattative sono aperte e a che punto sono, e l’integrazione con email, sito e telefono in modo che i dati entrino da soli invece di essere ricopiati a mano. Solo il 21,1% delle PMI italiane tra 10 e 249 addetti usa oggi un CRM strutturato, contro il 56,5% delle grandi imprese: un divario che abbiamo analizzato a parte e che spiega perché per molte aziende questo resta ancora un acquisto nuovo, non una sostituzione.

Quanto costa davvero un CRM per una PMI italiana?

I listini pubblici dei tre fornitori più diffusi in Italia partono tutti bassi e salgono in fretta. Zoho CRM, secondo il listino ufficiale, offre il piano Standard a 14 euro per utente al mese, il Professional a 23 euro, l’Enterprise a 40 euro e l’Ultimate a 52 euro, con l’intelligenza artificiale integrata solo a partire dal piano Enterprise. Pipedrive, dopo il riordino dei piani del 2025, propone l’ingresso Lite a partire da 14 euro per utente al mese con fatturazione annuale, che sale a circa 24 euro se pagato mese per mese, secondo la struttura pubblicata sul proprio sito ufficiale dei prezzi.

HubSpot ha una struttura a quattro livelli più articolata: gratuito per l’uso base, Starter da 20 euro al mese, Professional da 90 a 100 euro al mese a seconda dell’hub scelto, Enterprise da 3.300 euro al mese, secondo l’analisi pubblicata dal partner certificato italiano Link itb. Lo stesso partner stima che il costo reale per una PMI italiana tipica, tra 5 e 10 utenti con 10.000 contatti e i moduli Marketing e Sales in versione Professional, si aggiri tra 1.800 e 2.500 euro al mese tutto incluso, oltre a un onboarding una tantum tra 3.000 e 15.000 euro.

Come si sceglie tra i piani senza pagare funzioni inutilizzate?

Tre domande riducono la lista prima di guardare i prezzi. Quanti commerciali useranno davvero il CRM ogni giorno, e non solo il responsabile vendite: il costo è quasi sempre per utente attivo, non per licenza acquistata. Il processo di vendita ha già passaggi definiti (contatto, qualifica, offerta, chiusura) o va costruito insieme al fornitore: nel secondo caso conviene un piano intermedio con supporto all’attivazione, non il più economico. Serve integrazione con strumenti già in uso, come email aziendale o sito, o basta un archivio ordinato: ogni integrazione aggiuntiva è quasi sempre una voce di prezzo separata, raramente inclusa nel piano base.

La causa più comune di abbandono di un CRM, come abbiamo raccontato in un articolo dedicato, non è il prezzo sbagliato ma un processo di vendita mai definito prima dell’acquisto: pagare di più per un piano avanzato non risolve un problema organizzativo, lo rende solo più costoso da mantenere vuoto. Chi valuta il primo CRM aziendale farebbe bene a partire dal piano intermedio di un fornitore, usarlo per tre mesi con i dati reali dei propri commerciali, e solo dopo decidere se salire di livello o cambiare vendor: costa qualche mese di canone base, molto meno di un progetto enterprise abbandonato dopo un anno.

Vai più a fondo

• Zoho CRM, listino ufficiale dei piani · i quattro livelli da 14 a 52 euro per utente
• Link itb, prezzi HubSpot Italia 2026 · la struttura a quattro livelli e il costo reale per una PMI
• CRM: il divario tra PMI e grandi imprese è di 35 punti percentuali · i dati ISTAT sull’adozione
• Perché il CRM nelle PMI fallisce (e non è colpa del software) · le quattro cause organizzative da chiudere prima della firma
• Quanto costa la lead generation B2B in Italia: prezzi reali · lo stesso metodo di lettura del preventivo applicato a un altro acquisto commerciale

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